Intern kontroll

System för intern kontroll och riskhantering

Bolagsstyrning handlar om hur verksamheten styrs, leds och kontrolleras med syfte att skapa värde för bolagets ägare och andra intressenter. Guideline Geo styrs av bland annat följande regelverk: aktiebolagslagen, Svensk kod för bolagsstyrning, bokföringslagen, årsredovisningslagen samt NGM Equitys regelverk.

Intern kontroll ska vara utformad för att ge rimlig säkerhet avseende tillförlitligheten i den externa finansiella rapporteringen och om de finansiella rapporterna är framtagna i överensstämmelse med god redovisningssed, tillämpliga lagar och förordningar samt övriga krav på noterade bolag. Den interna kontrollen är organiserad för bolagets specifika verksamhet och förhållanden.

 

Kontrollmiljö

Kontrollmiljön utgör basen för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen. En viktig del av kontrollmiljön är att be­slutsvägar, befogenheter och ansvar är tydligt definierade och kom­municerade mellan olika nivåer i organisationen samt att interna policyer och manualer finns. En viktig del i styrelsens arbete är där­för att utarbeta och godkänna ett antal grundläggande policyer och riktlinjer. Dessa inkluderar styrelsens arbetsordning, beslutsordning, vd-instruktion och informationspolicy. Syftet med dessa policyer är bland annat att skapa grunden för en god intern kontroll.

Vidare har styrelsen säkerställt att organisationsstrukturen ger tydliga roller, ansvar och processer som gynnar en effektiv hante­ring av verksamhetens risker och möjliggör måluppfyllelse. Som en del i ansvarsstrukturen ingår att styrelsen månatligen utvärderar verksamhetens prestationer och resultat genom ett ändamålsenligt rapportpaket innehållande resultat- och balansräkningar, analyser av viktiga nyckeltal, kommentarer avseende affärsläget för respektive verksamhet samt kvartalsvis även prognoser för kommande perioder.

 

Riskbedömning

Guideline Geo gör löpande en kartläggning av koncernens risker. Vid denna genomgång identifieras ett antal resultaträknings- och balansräkningsposter där risken för fel i den finansiella rapporteringen är förhöjd. Kring dessa risker arbetar företaget kontinuerligt med att förstärka kontrollerna. Vidare sker tillsammans med bola­gets externa revisor regelbunden uppföljning och utvärdering av den interna kontrollen. Vid dessa möten diskuteras möjliga förbättringar med de externa revisorerna.

Kontrollaktiviteter

Koncernens kontrollstruktur utformas för att hantera de risker som styrelsen bedömer vara väsentliga för den interna kontrollen av den finansiella rapporteringen. Syftet med de ändamålsenliga kontrollaktiviteterna är att upptäcka, förebygga och rätta till felaktigheter och avvikelser i rapporteringen. Kontrollaktiviteterna omfattar till exempel kontoavstämningar, analytisk uppföljning, jämförelser mellan resultat- och balansposter och kontrollinventeringar.

 

Information och kommunikation

Policyer och riktlinjer är särskilt viktiga för en korrekt redovisning, rapportering och informationsgivning. Inom Guideline Geo upp­dateras policyer och riktlinjer avseende den finansiella processen löpande. För kommunikation med interna och externa parter finns en informationspolicy som anger riktlinjer för hur kommunikation bör ske. Syftet med policyn är att säkerställa att alla informations­skyldigheter efterlevs på ett korrekt och fullständigt sätt.

 

Uppföljning

Finansiell uppföljning sker månatligen av segment och på koncern­nivå. Uppföljning sker vanligen mot budget och senaste prognos. Prognos upprättas vanligtvis kvartalsvis. Resultatet analyseras av såväl ekonomifunktionen som av resultatansvarig person och avvikelseanalyser upprättas. Ekonomi- och finansdirektören rapporte­rar till vd, som månadsvis till styrelsen lämnar finansiella rapporter för koncernen. Styrelsen utvärderar kontinuerligt den information som företagsledningen lämnar. Vd redovisar kvartalsvis för styrelsen uppföljning av verksamhetsmässiga mål i affärsplanen. Vd lägger vidare fram förslag till delårsrapporter som utvärderas och godkänns av styrelsen innan de offentliggörs.

Internrevision

Bolaget har valt att inte ha en särskild internrevision. Styrelsen utvärderar årligen behovet av sådan funktion. Mot bakgrund av ovanstående har styrelsen utvärderat och funnit det tillräckligt att den externa revisorn vid behov har utökat sin revision genom att specialgranska separata affärsupplägg eller större affärshändelser.